Het geeft toch vaak een wat ongemakkelijk gevoel: een klant die niet betaald. Het is dan ook niet het meest leuke deel van het vak van hovenier. Nog te vaak wordt het sturen van facturen en het controleren van betalingen vooruit geschoven. Ook geen wonder, want als hovenier ben je overdag vaak druk bezig.

Als er dan geen betaling volgt op de facturen en herinneringen kan het best lastig worden. Je wilt immers graag loon na werken, maar steeds achter je geld aan moeten en de klant onder druk zetten kost tijd en energie. 'Dan komt het moment om een incassobureau in te schakelen,' zegt Arjan Breedveld van Inkoopgilde. 'Het incassobureau neemt jou als hovenier al die zorgen uit handen en gaat met de klant in gesprek over de betaling.'

Al ruim twaalf jaar is incassobureau Smit & Legebeke Gerechtsdeurwaarders partner van Inkoopgilde. 'Menig betalingsprobleem tussen de hovenier en zijn klant is door Smit & Legebeke Gerechtsdeurwaarders  opgelost. Zij nemen alles voor jou uit handen zodat jij je weer kunt concentreren op het werk dat je echt leuk vindt.'

Vinger aan de pols
Maar liever wil je het natuurlijk niet tot een incassotraject laten komen. Daarom is het verstandig een goed afgebakend betaaltraject te bepalen. 'Vaak zien we dat het versturen van facturen en het in de gaten houden van betalingen op onregelmatige basis gedaan wordt,' zegt Dyane Kalvenhaar van Smit & Legebeke Gerechtsdeurwaarders . 'Zeker als het druk is schiet het er nog wel eens bij in. Beter is het een vast moment te kiezen voor de administratie. Zet op de factuur een betaaltermijn en is die termijn verstreken, wacht dan niet maar stuur een herinnering, en een tweede herinnering als er binnen veertien dagen nog niet betaald is. Daarna kun je er eens achter aan bellen. Waarom wordt er niet betaald, wat is er aan de hand? Het komt bijvoorbeeld voor dat de factuur in de map met ongewenste items zit en de klant daar al een tijdje niet in heeft gekeken. Of het bericht is in de loop van de dag naar beneden gezakt in de mailbox, waardoor de aandacht er niet meer op valt. Vaak is het niet betalen geen onwil, maar heeft het een heel eenvoudige reden. Met een telefoontje is dat snel opgelost.' Lukt het telefonisch niet, dan wordt het tijd om de niet betaalde factuur uit handen te geven. 'Doe dat op tijd,' raadt Dyane aan. 'Met 'op tijd' bedoelen we tussen de zestig en negentig dagen na het versturen van de eerste factuur. Hoe eerder je het uit handen geeft aan een gerechtsdeurwaarder, des te groter is de kans dat de factuur alsnog betaald wordt.'

Blik op de toekomst
'We leven nog steeds in onzekere tijden,' vult Arjan aan. 'Niemand kan echt voorspellen wat de komende maanden gaan geven. Trekt de economie aan of koersen we af op een recessie? Alleen daarom al is het belangrijk op tijd achter betalingen aan te gaan. Als hovenier heb je geld gestoken in materialen, in uren en misschien ook in personeel. Dat geld wil je graag terug zien, je hebt er tenslotte resultaat voor geleverd. Je wilt niet dat een klant net zo lang wacht met betalen tot hij in de problemen of zelfs een (persoonlijk) faillissement komt. Want in laatste geval kun je als hovenier fluiten naar je geld. 
'Een incassobureau inschakelen betekent niet automatisch dat je de klant kwijt bent. Als het traject op een vriendelijke, menselijke en soepele manier wordt afgehandeld kun je in negen van de tien gevallen gewoon weer bij de klant aan de slag.'

Oplossingsgericht werken
Dyane: 'Smit & Legebeke Gerechtsdeurwaarders probeert altijd een minnelijke oplossing te vinden. Geen ellenlange en kostbare procedures, maar telefonisch contact. Alles om in contact te komen met de debiteur om tot een oplossing te komen.'

'We werken op basis van no cure, no pay,' vervolgt Dyane. 'En het kost de hovenier niets. Alle kosten van het incassotraject worden verhaald op de debiteur. Pas als het tot een rechtszaak komt zal de hovenier zelf ook een steentje moeten bijdragen. Maar daar gaat dus een heel traject aan vooraf, waarin we er alles aan doen om een rechtszaak te vermijden.'

Debiteurenbeheer; niet het meest favoriete klusje van een ondernemer. En voor de hovenier is dat misschien nog wel zwak uitgedrukt. Want wanneer je overdag druk aan het werk bent, komt het voor de administratie vaak op de avonduren aan. En ja, dan laat je een niet betaalde factuur misschien wel wat langer liggen dan eigenlijk goed zou zijn. Voor je het weet is de betaaltermijn ruimschoots verstreken en moet je de klant gaan aanmanen. Of erger… de betaling blijft volledig achterwege. Tijd voor actie? Zeker! Maar wél de juiste! 

Jurrie Baas (l) en Rijk Stobbelaar (r) voor het pand van Jurrie Baas in Ommen

Jurrie Baas, eigenaar van Tuincentrum Jurrie Baas uit Ommen kent als ervaren ondernemer het klappen van de zweep. Ook bij hem werd en wordt er weleens een factuur niet betaald. Jurrie werkt daarom samen met Rijk Stobbelaar van Smit & Legebeke Gerechtsdeurwaarders & Incasso. ‘De inzet van Smit & Legebeke kan net dat extra zetje geven om beweging in de zaak te krijgen’, vat Jurrie zijn contact met het Ommense deurwaarders- en incassobureau samen’.

Het is toch je klant
Jurrie lacht wanneer we hem vragen of het een grote stap voor hem was om een incassobureau in te schakelen. ‘Ach, ik herken me volledig in de geschetste situatie van te lang openstaande facturen. Je bent zo druk… het schiet er gewoon bij in. En ook niet onbelangrijk: het is toch je klant, hè? Je wilt geen lastige procedure opstarten waardoor de onderlinge relatie mogelijk een deuk oploopt. Dus eerlijk is eerlijk: het was ooit een stap om ‘de deurwaarder’ in te schakelen. Maar ik ben blij dat ik ‘m gezet heb’.

We voorkomen een vervelende situatie
Rijk Stobbelaar schuift aan en knikt. ‘Ik herken dat wel. Ondernemers zijn vaak bang om de relatie met hun klant te verliezen. Maar door ons in te zetten, stap je als ondernemer juist weg van het conflict. Wij zijn een buitenstaander, geen partij in het geschil dat is ontstaan door de openstaande factuur. We zijn er om ervoor te zorgen dat het opgelost wordt. En dat doen we altijd vanuit de instelling dat we een gerechtelijke procedure willen voorkomen. We zetten ons in om de incasso bij voorkeur in het minnelijke traject op te lossen. Daarmee voorkomen we een vervelende situatie tussen onze klant en de debiteur’.  Jurrie vult Rijk aan. ‘Zo werkt het inderdaad. Ik heb echt voorbeelden waarbij door tussenkomst van Smit & Legebeke de rekening vlot afgehandeld werd en ik vervolgens toch weer aan de slag ging bij dezelfde klant. Dat is win-win naar mijn mening’.

Het balletje gaat rollen
Rijk legt uit dat het proces om zijn kantoor in te schakelen eenvoudig is: ‘Je hoeft als klant maar één keer met ons in gesprek om de vordering te bespreken. Daarna gaan we aan de slag. Nadat we de openstaande vordering in ontvangst hebben genomen, nemen we vaak nog dezelfde dag contact op met de debiteur. Wij pakken het verder op en handelen het af. En zo gaat het balletje rollen. Uiteraard houden we onze klant altijd op de hoogte van de actuele stand van de vordering’.

Jurrie Baas (l) en Rijk Stobbelaar (r)

Een tweede misvatting
Rijk neemt een slok van zijn koffie en gaat dan verder. ‘Naast dat ondernemers vaak denken dat het inschakelen van een deurwaarder of incassobureau het einde van de relatie met hun klant betekent, leeft er nog een misvatting…. Er zouden hoge kosten aan verbonden zijn. Mag ik die ook even rechtzetten? Onze dienstverlening kost de ondernemer namelijk geen geld’. Jurrie knikt bevestigend: ‘De kosten worden verhaald op de debiteur’. Rijk: ‘We werken op ‘no cure-no pay’ basis, dus geen zorgen daarover.’

Doen waar je goed in bent
Voor Jurrie Baas betekent de samenwerking met Smit & Legebeke dat er rust komt. ‘Inmiddels is mijn bedrijf zo groot geworden dat ik iemand ‘op debiteuren’ heb zitten. Maar voor de ‘wantbetalers’ roepen we nog steeds de hulp van Rijk en zijn collega’s in. Ik zeg altijd maar zo: je moet als ondernemer vooral niet te veel tijd willen besteden aan je slechte klanten. En dat doe je als je steeds maar weer achter je facturen aan moet gaan. Zonde van je tijd en energie!’ En dan met een knipoog: ‘Die kun je veel beter besteden aan dat waar je goed in bent: het groenwerk in ons geval’. Rijk lacht breeduit: ‘Exact Jurrie, daar heb je helemaal gelijk in! Laat ons dan maar doen waar wij goed in zijn; het incasseren van je openstaande facturen!’

Smit & Legebeke Gerechtsdeurwaarders & Incasso
Van Reeuwijkstraat 46 Ommen 
T: 0529 – 469469
M: info@smitenlegebeke.nl

DE DEURWAARDER; VOOROORDELEN OF VOORDELEN?
Over het uitbesteden van een incasso aan de deurwaarder doen nog veel vooroordelen de ronde. Variërend van hartstikke duur tot tijdrovend en het idee dat je er zelf alsnog veel werk aan hebt. Dat niets minder waar is en zij zich hierin niet herkennen, wordt duidelijk wanneer we op bezoek gaan bij Rijk Stobbelaar, Erwin Makkinga en Thomas van Wijngaarden. De drie mannen zijn met elkaar eigenaar van Smit & Legebeke Gerechtsdeurwaarders en hebben binnen het bedrijf hun eigen specialisme. Eén ding hebben ze gemeen: ‘We staan onze klant in iedere fase van het innen van een openstaande vordering bij. Alle kennis hebben wij hier onder één dak. Van een oplossing in het minnelijk traject tot een deurwaardersprocedure en -als het nodig is- juridisch advies als het tot een gerechtelijke procedure komt’.

INCASSO
Rijk Stobbelaar is verantwoordelijk voor het zgn. minnelijk traject, het incassotraject. ‘Hiervan spreek je wanneer we (bij een openstaande vordering) een akkoord tussen de twee partijen kunnen bereiken zonder tussenkomst van de rechter. Dat lukt ons gelukkig bij een heel groot deel van onze opdrachten’. Collega Erwin Makkinga knikt en zegt: ‘Mocht het zover komen dat we een deurwaardersprocedure gaan starten, dan kom ik in beeld’. Erwin is gerechtsdeurwaarder en ook eigenaar van Smit & Legebeke Gerechtsdeurwaarders. ‘Mijn voornaamste taak is het innen van schulden namens schuldeisers wanneer het minnelijke traject geen oplossing heeft geboden. In de praktijk betekent dit dat ik mij bezighoud met het uitbrengen van dagvaardingen aan schuldenaren. Zij ontvangen van mij een officiële oproep om voor het gerecht te verschijnen. Daarnaast mag ik, na het behalen van een vonnis, beslag leggen op het inkomen of de bezittingen van een debiteur. Aardig wat middelen om de factuur toch betaald te krijgen’. In een ander stadium komt Thomas van Wijngaarden in actie. ‘Ook ik ben gerechtsdeurwaarder, maar daarnaast ook jurist. Ik regel binnen ons kantoor alle juridische zaken en sta onze klanten bij wanneer het op een gerechtelijke procedure aankomt. Het grote voordeel van Smit & Legebeke is dat we de zaak dan al door en door kennen. Je hoeft als klant dus niet steeds weer opnieuw de situatie uit te leggen. Bij andere deurwaarderskantoren stopt de dienstverlening wanneer het de deurwaarder niet is gelukt de vordering te innen en word je overgedragen aan een andere partij. Doordat wij de zaak al in behandeling hebben, kan ik al snel een goed advies geven of een rechtbankprocedure verstandig is én of het gewenste resultaat te behalen valt. Het vooroordeel dat je als klant steeds weer opnieuw je vordering moet toelichten, kunnen we dus echt ontkrachten. Zo werkt het hier niet’.

HUP, ACTIE
Rijk haakt daarop in. ‘We noemen dat maatwerk. Je hoeft als klant maar één keer bij ons aan te schuiven om de vordering te bespreken. Daarna gaan we voor je aan de slag totdat er resultaat is. En laat ik dan ook maar even terugverwijzen naar een vooroordeel; tijdrovend is Smit & Legebeke zeker niet. Na ontvangst van de openstaande vordering nemen we vaak nog dezelfde dag telefonisch contact met de debiteur. In tegenstelling tot andere deurwaarderskantoren doen we het hele aanmaningstraject van onze klant niet over. Hij heeft de debiteur er immers al meerdere malen op gewezen dat de rekening voldaan moet worden. Wij staan daarom direct in de contact-stand. We bellen, mailen en/of WhatsAppen; alle communicatiemiddelen die beschikbaar zijn zetten we in om schot in de zaak te brengen. Hup, actie! De vordering moet betaald worden. Meestal heeft het al lang genoeg geduurd voordat de klant bij ons komt om de vordering uit handen te geven’.

DUUR
‘Volgens mij hebben we dan nog één vooroordeel openstaan’, lacht Thomas. ‘Het idee dat een deurwaarder duur is’. Rijk knipoogt wanneer hij zegt: ‘Dat zijn ze ook, maar niet bij ons! Smit & Legebeke werkt op no cure no pay basis. Daarnaast worden de incassokosten altijd verhaald op de debiteur. Het enige moment waarop je als klant van ons een factuur mag verwachten is wanneer het niet gelukt is om in het minnelijk- en/of het deurwaarderstraject tot betaling van de vordering te komen. Wanneer je als klant besluit een rechtbankprocedure te starten, dan zijn daar natuurlijk wel kosten aan verbonden. Maar dan kun je op Thomas vertrouwen; hij zal je open en eerlijk informeren of zo’n procedure ‘uit’ kan’.  

BEVESTIG JE OPDRACHT
Hebben de heren nog tips wanneer je kampt met slecht betalende klanten? ‘Zeker!’, reageert Erwin direct. ‘Er is een hoop leed te voorkomen wanneer je ervoor zorgt dat je het werk dat je uitvoert bevestigt. Zorg dat je aan kunt tonen dat de klant de opdracht heeft gegeven tot het uitgevoerde werk. Het is voor ons soms lastig om een grondslag voor de incasso te vinden, wanneer de debiteur zegt dat hij geen opdracht heeft gegeven voor het werk en het ook niet bevestigd is. Maak er dus een goede gewoonte van om iedere opdracht te bevestigen. Desnoods met een appje’.

MINDER STRESS
Heeft Rijk ook nog een goede tip? ‘Twee zelfs’, lacht hij. ‘De eerste is een tip om te voorkomen dat je ons nodig hebt. Wanneer een klant de factuur niet betaalt, maak dan niet de fout om op een herinnering of aanmaning ‘eerste herinnering’  of ‘eerste aanmaning’ te zetten. Feitelijk geef je daarmee aan je klant aan: wacht nog maar even, want er komt ook nog een tweede of derde aanmaning. Bij een volgende opdracht zal de klant denken; ik wacht nog wel even; ze sturen toch nog wel drie herinneringen. Tip twee is het advies om gewoon niet te lang te wachten met het uit handen geven van de vordering. Onze ervaring is dat, wanneer je er zakelijker in gaat staan, je niet alleen een stuk minder stress hebt, maar ook een signaal afgeeft: beste klant, ik heb mijn klus gedaan. Nu is het aan jou om te betalen’.  En nu je weet dat alle vooroordelen over de deurwaarder niet aan Smit & Legebeke besteed zijn, is de drempel naar het uitbesteden van je incasso weg, toch? Onze deur staat voor je open!’

Smit & Legebeke Gerechtsdeurwaarders 
Van Reeuwijkstraat 46 Ommen 
T: 0529 – 469469
M: info@smitenlegebeke.nl

KLUS GEKLAARD, MAAR BETALEN HO MAAR …
De tuin is klaar, het groenonderhoud afgerond. Je maakt je factuur, ontvangt de betaling en ondertussen ben je alweer bezig aan je volgende klus. In meeste gevallen zal het zo verlopen. Maar dat dit niet altijd het geval is, weten Dyane Kalvenhaar en Rijk Stobbelaar van Smit & Legebeke Gerechtsdeurwaarders & Incasso, als geen ander. Dagelijks houden zij zich bezig met het succesvol incasseren van te lang openstaande facturen. Een gesprek over cijfers, zorgen, ontzorgen en vooral mensenwerk!

IN EEN NOTENDOP
‘Ik val maar meteen met de deur in huis; iedere ondernemer komt een keer een niet betalende klant tegen. Dat hoort gewoon bij het ondernemerschap. Voor de hoveniers- en groenbranche is dat niet anders’, opent Rijk het gesprek. ‘Aan ons de taak om die zorgen, die je als ondernemer dan toch hebt, uit handen te nemen. Als ervaren en deskundige partij zorgen wij voor een vlotte afhandeling en betaling. Dat is in een notendop wat we doen’. Rijk Stobbelaar is commercieel directeur en één van de drie eigenaren van het Ommense incasso- en gerechtsdeurwaarderskantoor en al jaren actief in het werkveld.

KOPZORGEN
Zijn collega Dyane Kalvenhaar vult hem aan: ‘Ik zie als accountmanager wat debiteurenbeheer van onze opdrachtgevers vraagt. Liever gezegd, hoeveel negatieve energie het hen kost. Overdag zijn zij druk aan het werk, de administratie vindt vaak in de avonduren plaats. Het achter debiteuren of niet betalende klanten aangaan, schiet er dan weleens bij in. En dat is meer dan begrijpelijk. Maar, hoe langer het duurt om een factuur uiteindelijk te innen, hoe lastiger het wordt en hoe meer kopzorgen je ervan kunt krijgen. Dan biedt de inzet van Smit & Legebeke Gerechtsdeurwaarders & Incasso hulp, waar je ook gevestigd bent in Nederland of daarbuiten. Omdat we na één brief al direct telefonisch contact zoeken met de debiteur, is de weg naar het voldoen van de factuur of het treffen van een passende regeling snel gevonden. Wij nemen dat traject uit handen en zorgen ervoor dat het opgelost wordt. Dat doen we vanuit de instelling dat we altijd zullen proberen een gerechtelijke procedure te voorkomen. We proberen de incasso bij voorkeur in het minnelijke traject op te lossen. Daarmee voorkomen we een gespannen situatie tussen onze klant en de debiteur’.

DE RELATIE BLIJFT INTACT
‘Het is ons streven dat zij na onze hulp nog steeds zaken met elkaar moeten kunnen blijven doen. Dat vraagt een menselijke, doortastende en praktische aanpak. ‘En dát is typisch Smit & Legebeke’, voegt Rijk er met een knipoog aan toe. Dat die aanpak werkt blijkt uit de positieve reacties van zowel opdrachtgevers als tegenpartijen. ‘Het komt regelmatig voor dat we zien dat de relatie voort bestaat en de hovenier wederom voor zijn klant aan de slag gaat. De gehele incassoprocedure heeft dus geen afbraak gedaan aan het vertrouwen over en weer!’, aldus een trotse Dyane.

DURE GRAP
Veel ondernemers zijn in de veronderstelling dat de inzet van een incassobureau of deurwaarder een dure grap is. Rijk schudt zijn hoofd. ‘Dat gevoel wil ik direct ontkrachten; onze dienstverlening wordt altijd in rekening gebracht bij de betreffende debiteur. Daarnaast is het zo dat we op ‘no cure-no pay’ basis werken. Lukt het ons niet de factuur te incasseren, dan is onze factuur nul euro!’ ‘Maar dat neemt niet weg dat we alles op alles zullen zetten om het openstaande bedrag te incasseren’, gaat Dyane verder. ‘En daarnaast helpen we de ondernemer om een goed debiteuren- en aanmaningsproces op te zetten. Wat dat betreft zijn persoonlijk contact en korte lijnen voor ons erg belangrijk. Zowel naar onze opdrachtgever als naar de debiteur. Zo snel als we contact opnemen om tot een betaling of regeling te komen, zo snel koppelen we onze informatie ook weer terug naar onze klant. Dat geldt natuurlijk ook voor de geïncasseerde bedragen; die staan dezelfde dag op de rekening van onze opdrachtgever’.

COMMUNICATIE
Rijk benadrukt dat, juist in incassotrajecten, transparantie en goede communicatie over en weer van belang zijn. ‘Iedere klant heeft bij ons een vaste contactpersoon waar hij rechtstreeks mee kan bellen en/of mailen. Buiten kantoortijden kun je daarnaast altijd de actuele status en voortgang van je dossiers inzien op ons online klantenportaal. En bij complexe trajecten zijn we er voor onze klanten om hen van juridisch advies te voorzien over mogelijke kosten, kansen en risico’s. We komen graag bij je langs om toe te lichten hoe we je kunnen helpen; óók als je nog niet gehinderd wordt door slecht betalende debiteuren. We doen er alles aan zodat jij kunt blijven doen waar je goed in bent; aan de slag met al dat prachtige groenwerk dat de hovenier realiseert. Daar horen, mijns inziens, geen kopzorgen bij. En al zeker niet over een oninbare factuur’.

Smit & Legebeke Gerechtsdeurwaarders & Incasso
Van Reeuwijkstraat 46 Ommen
T: 0529 – 469469
M: info@smitenlegebeke.nl